オフィス移転をサポートしてくれる業者は、大きく分けて4つあります。
それぞれの業者の特徴やサポート範囲を詳しく確認していきましょう。
荷物の移動だけではなく、新しいオフィス探しやレイアウトの設計など、オフィス移転に必要なことを総合的にサポートしてくれます。移転先でのスムーズな業務を実現するための配線設計も任せることが可能です。
オフィス移転では、新しい物件探しに難航することがあります。広さや立地、設備、家賃がすべて希望に合致しなければ、企業の移転は成功しません。難しい物件探しからサポートしてくれる業者に依頼すれば安心でしょう。
総合的にサポートしてくれる業者なら、不用品の買取や廃棄、現オフィスの敷金返還交渉といった面倒な手続きをまとめてサポートしてくれます。具体的なサポート範囲は、業者によっても異なるため、必要なサポートをしてもらえるか事前に確認してください。
設計やオフィス探しといったサポートを必要としない場合には、荷物だけを移送してくれる引っ越し業者に依頼するといいでしょう。引っ越し業者は一般家庭を対象にしているイメージがありますが、法人を対象にした引っ越しサービスを提供している業者もあります。
引っ越し業者のサポート範囲は、荷物の梱包、輸送、搬入です。業者によっては、不用品の廃棄や移転先でのLAN・電話の配線工事に対応しているところもあります。
オフィス移転に必要な内装工事は、新オフィスの内装と旧オフィスの原状回復です。内装業者はどちらも依頼できます。専門業者なら内装の施工実績が豊富で知識やノウハウもあるため、スムーズに移転できるでしょう。
デザイン・設計・施工をサポートしてもらえますが、電話やネット環境に関する工事は対応できない可能性があります。内装業者が専門業者を手配してくれることもありますが、サポート範囲は確認しておきましょう。
オフィス向けの家具を扱っているメーカーは、荷物の移送、搬入、内装工事までサポートしていることがあります。引っ越し作業と家具の購入をまとめて手配できて便利です。新オフィスに合うオフィス家具を購入したい場合は、オフィス家具メーカーの活用を検討してみるといいでしょう。
ショールームを用意しているメーカーもあるので、カタログだけでなく実際に見て選ぶことが可能です。雰囲気に合ったオフィス家具で揃えれば、社員も気持ちよく仕事に取り組めます。
オフィスの移転を荷物の移動だけと考え、自社社員だけで行う会社もあります。しかし、オフィスの移転は、一般家庭の引っ越しのように荷物を移動させるだけではありません。移転先の選定ひとつをとっても、家賃や立地、建物の設備、広さなど、妥協できない条件がたくさんあります。それらの条件に合致して、スケジュール通りに移転できるオフィスの選定には難儀することも少なくありません。
また、電話やパソコン、複合機などの配置・配線設計、スペースのゾーニングなど、レイアウトも専門知識が必要です。什器の購入も必要になるでしょう。
引っ越し完了までは、半年から1年と長い期間が必要となるケースが多いです。専門的な知識がないまま、社員だけで移転プロジェクトを行おうとすると、負担が大きくなってしまい、通常業務に支障が生じかねません。専門業者に依頼すれば、社員は業務に集中できます。トラブルを予防して、スムーズに新オフィスでの業務をスタートできるのも専門業者に依頼するメリットです。
オフィス移転は、家庭の引っ越しと比較して経験やノウハウが重要です。荷物を搬入する際には、適切な場所に置かなければ混乱してしまいます。そのため、オフィス移転業者を選ぶ際は、事例や実績が豊富な業者かチェックしてください。
オフィス移転を行っている業者の中には、家庭の引っ越しがメイン事業でオフィス移転も対応できるということがあります。決してオフィス移転が得意というわけではないでしょう。オフィス移転を専門にしていて、実績が豊富な業者を選ぶと安心です。
オフィス移転業者にも、様々なサポート範囲があることを説明してきました。自社の移転に必要なサポートはどの範囲でしょうか？
「荷物の運搬だけしてもらいたい」「運搬と内装工事をしてほしい」「レイアウトの設計もしてほしい」「新オフィスの選定からサポートしてほしい」などオフィス移転のビジョンを明確にして、必要なサポートを洗い出してください。自社のニーズに対応してくれる業者を選ぶことが大切です。
必要なサポート範囲が曖昧な場合やはじめてのオフィス移転の場合は、総合的に依頼できる業者に依頼することをおすすめします。
オフィスの移転は、運び出す荷物の数が多いことが特徴です。また、大きな荷物も少なくありません。荷物を運び出し、新オフィスに搬入するためには、エレベーターの大きさやトラックの駐車場所など、様々なことをチェックして計画を立てておく必要があります。
搬送の手順を素人が考えるとスムーズに進行できません。運送計画の立案をしっかり行ってくれる業者を選びましょう。そして、その計画に沿って実行できるノウハウをもつ業者かどうかチェックしてください。
オフィスのレイアウトは、業務効率に関わる重要ポイントです。せっかく移転したのに導線が悪くて社員の負担になるのでは意味がありません。移転の目的に合う導線設計でレイアウトを作成してくれる専門業者を選ぶと、オフィスの快適さが向上します。
レイアウト作成から内装工事までワンストップで依頼できれば、別の業者を挟むことがなく、よりスムーズな移転が実現するでしょう。レイアウトプランや内装工事まで携わってくれる業者かチェックしてください。
引っ越しが終わったからといってオフィス移転は完成ではありません。移転後に実際に仕事をしてみて、「不具合が起こった」「イメージと違って使い勝手が悪い」といったトラブルが起こる可能性もあります。
移転後に起こったトラブルまでフォローしてくれるサポート体制が整っているか、確認しておきましょう。アフターフォローやサポート体制は、業者によって異なります。どのようなフォローをしてくれるのか確認し、自社のニーズに合う業者を選んでください。
ここまでは、オフィス移転業者の種類やサポート範囲、オフィス移転業者選びのポイントを紹介してきました。自社の移転に必要なサポートを確認した上で、そのニーズに対応してくれる業者を選ぶことが、オフィス移転成功のポイントです。
しかし、初めての移転などでは、自社の移転に必要なサポート範囲が分からないといったケースも少なくありません。オフィス移転業者を選べないときは、オフィス移転をコンサルティングしてくれるプロの意見を訊いてみてください。
ティーズブレインは、オフィス移転の第一歩から、総合的な相談が可能です。
