オフィス移転でやるべきことは?チェックリストを公開
オフィス移転でやるべきことのチェックリスト
オフィス移転では、やるべきことが膨大です。しっかりとした計画を立て、計画に沿って準備する必要があります。オフィス移転でやるべきことは、次の通りです。
- オフィス移転のスケジュールを立てる
- 現オフィスの引っ越し手続きをする
- 新オフィスの物件を確定する
- 業者を選定する
- レイアウトを考える
- 取引先に移転の連絡をする
- 所在地の変更手続きをする
- 社内周知する
- 移転前に提出する書類の作成・提出
- 移転後に提出する書類の作成・提出
このチェックリストを確認しながら準備を進めれば、スムーズに移転できます。リストの内容を詳しく解説していきますので、参考にしてください。
オフィス移転のスケジュールを立てる
オフィス移転は、半年から1年かかる大プロジェクトです。行き当たりばったりで進めると、スムーズな移転ができません。場合によっては、業務に支障が生じる可能性もあります。
移転では、旧オフィス・新オフィスでのトラブルは避けたいところ。スケジュールが明確になっていないと、日程がかみ合わずにトラブルが発生するかもしれません。
また、取引先との関係もあります。しかるべきタイミングで移転のお知らせをする必要がありますが、お知らせの内容が一転二転してしまったり、お知らせのタイミングが遅すぎ、あるいは早すぎてしまったり、不手際や違和感があると信用を失いかねません。
何より、移転には、少なからず社員の負担があります。スケジュールが明確でない移転だと、社員が落ち着かず、業務に集中できません。
移転に必要な手続きを洗い出し、どのタイミングで何をすべきか、しっかりとスケジュールを立てましょう。
現オフィスの引っ越し手続きをする
オフィス移転の際は、新オフィスの契約と現オフィスの解約が必要です。住居の引っ越しの際は、新居が決まってから解約の申し出をするケースが多いかもしれませんが、オフィス移転の場合は、現オフィスの解約手続きが先と考えておきましょう。
解約には、ルールがあります。賃貸契約書に記載されているので、いつまでに解約の申し出が必要かを確認してください。オフィス物件の場合、6ヶ月前に解約通知が必要という契約内容がほとんどです。新オフィスが決まってから6ヶ月後の解約では、無駄な家賃コストが発生するため、先に移転日を決め、その移転日に合わせて現オフィスの解約通知を行うことになるでしょう。
現オフィスでは、原状回復工事が必要です。借りる前と同じ状態に戻してからの解約になるため、解約日までに原状回復工事を済ませておく必要があります。
新オフィスの物件を確定する
解約日を決め、現オフィスの解約手続きのタイミングを確認したら、新オフィスの物件選定をスタートします。オフィスの移転では、妥協できないポイントが複数あるでしょう。理想の働き方ができ、企業が成長できる物件を選んでください。
移転後は、そのオフィスが企業の顔になります。取引先の訪問もあるでしょう。社員にとって通いやすい場所・快適な空間でなければ、優秀な人材確保が難しくなります。企業のブランディングにも影響するのがオフィスです。時間をかけて、条件を満たす物件を探しましょう。
取引先や社員のアクセスが良好なことはもちろん、銀行の支店が近くにあることも大切です。また、部屋数や電力が十分かもチェックしましょう。必要電力より少し余裕があることがポイントです。
業者を選定する
オフィス移転を行っている業者はたくさんありますが、荷物を移動させる以外にもサポートしてもらえる業者をおすすめします。オフィス移転では、インターネット回線の整備も必要です。専門的なノウハウが必要なことまで任せられる業者なら安心して任せられます。
オフィス移転に必要なのは、荷物の運搬、内装工事、インターネット通信整備、電気配線整備、原状回復工事などです。それぞれを専門業者に依頼するか総合的にサポートしてくれる業者に依頼するか、検討してみてください。
業者を選定したら、見積もりを依頼して、予算やスケジュールを調整します。依頼する業者のサポート範囲と自社で手配すべきことを確認してください。
レイアウトを考える
新オフィスのレイアウトを検討します。インテリアコーディネートとしての視点も大切ですが、「仕事のしやすさ」が何より大切です。部署ごとのスペースはもちろん、オフィス全体の動線が混乱しないよう、空間を割り振っていきましょう。
「リフレッシュルームをオフィスの中央に設置して、各部署の社員が集まれるようにする」「応接室は出入口の近くにする」など、社風や企業理念、理想の働き方を考慮して、ゾーニングを計画してください。
オフィス移転に伴って、新しい家具やOA機器が追加される場合は特に、現オフィスのレイアウトを新オフィスでも継続しようと考えていると、引っ越し作業がスタートしてからのトラブルになりかねません。追加されるものを把握して、計画的に配置を決めましょう。
取引先に移転の連絡をする
取引先への連絡は、1ヶ月前から2週間前を目安に行います。ハガキでの連絡が一般的です。
移転を連絡すべき取引先をリストアップします。顧客企業のリストアップはそれほど難しくないでしょう。漏れやすいのは、警備会社やリース会社、加入団体などです。日ごろ関わりのある企業はすべて、移転の連絡を行ってください。必要に応じて、担当者にメール連絡もしておくといいでしょう。
取引先と交わしている契約書は、前の住所で記載されています。必ず新しい住所に変更しなければいけないということはありませんが、取引先によっては変更が必要なこともあるため、確認すると安心です。
移転連絡はハガキが無難ですが、それほど取引がない相手ならメールでも失礼にはなりません。ハガキとメールを使い分ける場合は、リストに間違いがないようチェックしてください。
所在地の変更手続きをする
オフィスの住所が掲載されている媒体はすべて、住所変更が必要です。まず、ホームページの住所変更を行ってください。ホームページの管理を専門業者に依頼している場合は、移転後すぐに変更してもらうよう事前に変更日と新住所を伝えておきます。
事務用品の購入サイトは、移転後もすぐに利用するでしょう。旧オフィスに荷物が届いてしまわないよう、忘れず新オフィスの住所に変更してください。
法人用のクレジットカードの住所変更も必要です。カード会社に連絡して、住所変更手続きを確認してください。同様に、銀行や保険会社の住所変更手続きも必要です。担当者に移転を連絡し、手続きに必要な書類などを確認しましょう。銀行や保険会社では、住所変更を担当者に任せられるケースもあります。
社内周知する
オフィス移転をスムーズに完了させるには、社内の協力体制が重要です。すべての引っ越し作業を業者に任せられるわけではありません。移転計画が整った段階で、社内にはスケジュールを共有しておきましょう。
オフィス移転となれば、全体で必要な作業の他に、社員が個々に行うべき作業と部署ごとに必要な作業があります。分担を明確にして、計画的に準備を進められるよう移転までのレールを整えることで、スムーズな移転が実現可能です。
社員の移転作業は、「捨てるもの」「現オフィスに残すもの」「新オフィスに運ぶもの」をリスト化し、選別しておきます。業務をしている中で新オフィスに運ぶものを梱包することは難しいでしょう。捨てられるものから処分していき、梱包して差し支えない書類などを順次梱包しておけば、移転日の作業がスムーズです。
移転前に提出する書類の作成・提出
移転前に提出する書類は、郵便局への「転居届」、移転先の管轄となる消防署への「防火・防災管理者選任届出書」、内装工事開始7日前までに「防火対象物工事等計画届出書」、移転7日前までに「消防計画作成(変更)届出書」「防火対象物使用開始届出書」が必要です。
「防火・防災管理者選任届出書」は、管轄が変わる度に提出しなければいけません。あわせて防火や防災の管理者がいることを伝えます。提出期限はありませんが、管理会社が期限を指定していることが多いため、確認しておきましょう。
郵便局の転居届は、郵便局に持参するほか、オンラインでの申請も可能です。
移転後に提出する書類の作成・提出
移転作業が終わっても気を抜けません。提出しなければいけない書類を確認しましょう。移転前の管轄の法務局には、「本店移転登記」の提出が必要です。提出期限は移転後2週間以内。移転作業でバタバタしている時期の2週間なので、決してゆとりのある日程ではありません。移転前から準備しておくといいでしょう。
「異動事項に関する届出」は、移転前と移転後、新旧オフィスの管轄である税務局に提出します。持参するほか、郵送やe-taxも可能です。
「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届」は、移転前の管轄年金事務所に移転後5日以内に持参・郵送・電子申請します。
「雇用保険事業主事業所各種変更届」は、移転後10日以内に、移転後の管轄の職業安定所へ持参もしくは電子申請が必要です。あわせて移転後の管轄労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出してください。
何をチェックしたらよいかわからない場合は「ティーズブレイン」に相談
オフィス移転では、新オフィスの選定や荷物の運搬以外にも、スケジュール策定や現オフィスの手続き、書類の提出、取引先への連絡など、チェックすべき事項がたくさんあります。初めてのオフィス移転であれば、何をチェックすればいいか混乱することも少なくありません。そんなときは、オフィス移転をコンサルティングしてくれるプロの意見を訊いてみるといいでしょう。ティーズブレインなら、オフィス移転にあたってチェックリストの作成から親身になって相談に乗ってくれます。オフィス移転ですべきことが明確にできるので、一度相談してみてはいかがでしょうか。