企業が業務の効率化をしたい場合や、社内のコミュニケーションを活性化させたいと考える場合には、「オフィス改革」を行うのもひとつの選択肢といえます。
こちらのページでは、オフィス改革を行う目的やメリット・デメリットなどについてまとめていますので、現在オフィス改革を行いたいと考えている、オフィス改革に興味があるといった場合には、ぜひこちらの記事を参考にしてみてください。
生産人口の減少に伴い、現在働き方改革が推し進められています。多くの企業や官公庁などにおいても、AIやRPAを導入することによる業務効率化に取り組むなど、「働き方」が大きな転換点を迎えている状況であるといえます。
このような取り組みが行われている中で、知的生産性の向上を目指すためにはソフト面における改革とハード面における改革の両方が必要であると考えられています。このハード面での取り組みが「オフィス改革」となります。
「オフィス改革」とは、これまでの働き方に沿ったオフィス環境の見直しを行うことによって、社員の働きやすさを改善する取り組みをいいます。ただし、企業においてオフィス改革を行う場合には単にレイアウトを変更するだけではなく、「自分たちがどのような姿を目指しているのか」というゴールをしっかりと定め、「目指す働き方を実現する」というステップが必要となります。そして、新しいオフィス環境の運用について考えたり、オフィスを正しく活用するための意識改革を行うという点も、オフィス改革を行う中では必要な取組みといえるでしょう。
オフィス改革は社員が働きやすい環境づくりを行っていくため、業務の効率化が期待できます。例としては、「作業に集中できるよう1人用のワークスペースを設置する」といったものや、「業務を進める上で連携することが多い部署の部屋の近くにミーティングできるスペースを設置する」といったものが考えられます。
このようにオフィス改革を行った場合、1人用のスペースにいる間は他の人に声をかけられないため仕事に集中ができたり、ミーティングスペースに双方の部署が集まりやすくなってミーティングが開催しやすくなるといった形になりますので、社内の業務が効率的に進められると考えられます。
社員が働きやすい環境を実現すると仕事の効率が上がるとともに、仕事に対するモチベーションが高くなるといった点も期待できます。
オフィス内でのコミュニケーションの活性化が期待できる点も、オフィス改革を実施するメリットのひとつといえるでしょう。例えば、オフィス改革の一環でフリーアドレスを導入したとしましょう。席が固定の場合には、周りの人などコミュニケーションをとる対象が限られてしまうことが多いといえますが、フリーアドレス制を導入すると、毎日隣の人が異なるといったケースも考えられます。時には他部署の人などこれまで話したことがない人の近くで作業を行う可能性もあり、社内のコミュニケーションの活性化につながると考えられます。
コミュニケーションが活性化すると、これまでになかったコラボレーションが発生することによって新たなアイディアが生まれる可能性もある、といったメリットもあります。
会社の経営理念がなかなか社員に浸透しない、という点が課題となっている企業もあるのではないでしょうか。そのような場合には、オフィス改革において企業理念の具現化を行うという方法もあります。オフィス改革によって社員が働きやすい環境を実現するとともに、企業が目指す理念についてわかりやすく示されているオフィス環境を作り上げることによって、企業理念が社員に浸透しやすくなると考えられます。
企業理念が社員に浸透して日々の業務レベルに落とし込めれば、企業の一体感が強まったり、社員のパフォーマンスの向上に繋げられる可能性もあります。
従来のレイアウトは高いパーティションで区切っていたり、部署ごとに壁で区切っているといったケースもあるでしょう。そのような状況から部署間の壁を取って執務室をオープンな空間にすることにより、部署を超えた連携がしやすくなるといったメリットがあります。オープンな空間になれば、どこに誰がいるのかがすぐにわかりますし、現在何をしているのか、という点が一目でわかるようになります。
これまで連携が少なかった部署同士が共に取り組むことでさまざまな知識や情報、スキルなどを持つ社員が交流を持てるため、より豊かな創造性が生まれやすくなるといえます。
執務室だけではなく、社員がリラックスする空間づくりをすることもオフィス改革の一環といえます。例えばこれまでは小さな休憩室しか設けていなかったものの、オフィス内にラウンジなどリフレッシュできるスペースを設けたり、オフィスの中に緑を配置するといった方法が考えられます。このような取り組みにより、社員が仕事に疲れた時や休憩時間にリラックスできる空間ができるため、仕事と休憩のオンオフのメリハリが付けられ仕事に集中しやすくなるとともに、企業の健康経営につながる、というメリットも期待できます。
空間の工夫以外にも、社員の体の負担を軽減できるようなデスクやチェアを導入するといった方法も考えられます。
オフィス改革を行う場合には今ある仕組みを見直す、という点が必要です。オフィスのレイアウトを調整したり、新しい制度を導入するということは、社内の環境が大きく変化します。その変化に合わせて新しい仕組みを作り直したり、マネジメントの進め方について検討し、見直しが必要となるでしょう。
新しい仕組みの導入やマネジメントの進め方を変えるというのは会社にとって大きなことです。そのため、実際にオフィス改革を行うまでの期間が長くなったり、会社全体が新しい仕組みに慣れるまで時間がかかるといった状況も考えられます。
オフィス改革は業務の効率化が期待できるとご紹介しました。しかし、オフィス改革を行った直後は、一時的に生産性が低下する可能性もゼロではありません。オフィス改革は社員がより働きやすい環境を作る目的で行われますが、その改革が定着するまでにある程度の時間がかかるのがその理由といえます。
また、オフィス改革をしてみたものの、その施策が適さなかったという部署が出てくる可能性もあります。例としては、フリーアドレスを導入したところ他部署や役職を超えたコミュニケーションは創出できたものの、部署内でのコミュニケーションが取りにくくなってしまった、といった状況などが挙げられます。
このような状況を防ぐには、オフィス改革では各施策を導入する部署について具体的に検討していくことが大切となります。
企業におけるオフィス改革には、さまざまなメリットが考えられます。しかし、オフィス改革の効果をしっかりと実感するには、実施する目的をしっかりと考えること、またオフィス改革におけるメリットだけではなくデメリットまで認識した上で取り組むことが重要といえます。
以上から、オフィス改革を行いたいものの、しっかりと効果が得られる施策を実施したいと考えている場合には、オフィス改革のプロに相談するのがおすすめです。下記のページでは、さまざまなオフィス改革に携わってきた会社を紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
オフィス改革をするためには「プロ」の意見が必須。ティーズブレインの「オフィス改革の考え」を見る
