コミュニケーションが活性化するオフィス

コミュニケーションを活性化させるにはどのようなオフィス創りが必要なのか、 オフィス移転・改修のコンサルティング会社である、ティーズブレイン代表の竹下氏に、導入する際の注意点や考えるべきことについて聞きました。

コミュニケーションが活性化する
オフィスを実現させるには

コミュニケーションの活性に成功したオフィス改革事例

株式会社イーウェルへの
オフィス改革事例

その他、株式会社イーウェルへの
オフィス改革事例

このような課題をかかえる
企業は
検討してみてください

• 従業員同士のコミュニケーションが希薄
• 業務の進捗やタスクなどがうまく共有されない
• オフィスの雰囲気が何となく悪い
• 従業員がなかなか定着しない

以下では、コミュニケーションが活性化するオフィスづくりについて解説しています。

コミュニケーションの不活性とオフィスの課題

オフィスにおけるコミュニケーションは、業務を効率的に進めるためにも従業員が気持ちよく働くためにも重要なものですが、コミュニケーションがうまく取れていない…という職場は決して少なくありません。

そもそも、コミュニケーション不足の職場とは、どのような状態の職場を言うのでしょうか？以下にまとめてみました。

• 従業員同士の会話や交流が乏しい
• 業務の進捗状況やタスクの状況などについて情報共有がしっかりされていない
• 情報共有や交流ができる場を設けても、発信が一方的になってしまう

自分の職場が上記にあてはまっている場合、コミュニケーションが不足していると認識して良いでしょう。

コミュニケーションが取れないとどうなる？

オフィス内で十分なコミュニケーションが取れていない場合、どのような問題が起こり得るのでしょうか？以下でチェックしてみましょう。

業務進捗やタスク状況を互いに把握できない

コミュニケーションが不足していると業務の進捗状況やタスクの状況をきちんと共有できないため、ミスやトラブルの原因となります。また、互いの進捗状況やタスクの状況が不透明だとマネジメントも適切に行うことができないので、全体の業務効率や生産性低下にもつながるでしょう。

業務量やタスクの負担に偏りが生じてしまう

コミュニケーション不足で互いのタスクや進捗状況を把握できていないと、業務やタスクの調整を行うこともできないため、業務負担に偏りが生じます。複数のタスクを抱えて忙しい従業員がいる一方で、手持ち無沙汰の従業員が出てしまうなど、全体を見たときに非効率な状態を招いてしまうということです。

なぜ自分はこんなに大変なのにあの人は暇そうなのだろう…など、従業員間で不満が生じる原因にもなるでしょう。

オフィスの雰囲気が悪化して生産性が低下する

気軽なコミュニケーションをとることができないオフィスは、雰囲気も悪くなりがちです。ピリピリとした空気が流れていたり、質問や確認をとりづらかったりと、居づらさ、仕事のしづらさを感じてしまうオフィスになってしまう可能性があります。

ストレスやモチベーションの低下から、生産性のダウンにつながることも考えられるでしょう。

オフィスが変わればコミュニケーションが活性化する？

オフィスは近年多様化しており、デスクのレイアウトひとつとっても色々なかたちがあります。従来から一般的に採用されている「島型（対向型）」や、近年流行している自由に座れるフリーアドレス型など、職場によってさまざまです。

当然、コミュニケーションの取りやすさや働きやすさも、オフィスによって違ってきます。コミュニケーションの活性化を目指すならば、まずはオフィスから考えてみることも大切です。

コミュニケーション活性化で得られる効果

オフィス内のコミュニケーションを活性化させることで得られる主なメリットを以下にまとめました。

社内の動向を把握できるようになる

コミュニケーションが活性化すると他部署の従業員とも接する機会が多くなるため、自分の業務以外の業務や会社の動向などを知るきっかけが増えます。

こうした機会の増加は、自身のモチベーションアップやエンゲージメント向上にもつながるでしょう。従業員自身にとっても、企業にとってもプラスと言えます。

離職率の低下にもつながる

従業員の定着化は多くの企業にとっての課題です。

従業員が辞めてしまう理由として多いのは「人間関係の悩みやストレス」と言われていますが、社内のコミュニケーション不足は、この悩みに直結します。コミュニケーションが取りづらい職場では、良好な人間関係も築きづらいからです。

以上の理由から、コミュニケーションの活性化は従業員の定着化、離職率の低下にも貢献すると言えます。